クリニックによって朝礼やミーティング、業務改善委員会等を実施するが、回数や内容等院長の考え方によって随分異なる。毎朝、朝礼を行うところもあれば、定期的に月１回の業務改善委員会にて話し合いを持つケース、スタッフの少ないケースでは何か発生したときだけのケースもある。院長は診療や医療行為に対して多くの知識を持っているが、事務や看護などについては、細かく確認しチェックし指導することは難しい。出来る限り効率よくトラブルが発生しないように業務改善を繰り返し実施していかなければ、トラブルや医療ミスにつながりやすくなる。どこでも診療に関わらず様々なヒヤリハットが発生する。記入ミスや記載漏れなど単純な事務的ミスも意外に多い。またミスを繰り返すスタッフも必ず存在している。ノートを作成し、小さなミスでも記載させ、発生しないようにどのように改善するべきか、スタッフの意見も取り入れながら､単純ミスを少なくできるように工夫することが求められる。意見を出しやすい雰囲気も大切である。

院長の前で言えない事もスタッフ同士であれば話せることもある。予めスタッフの意見を集約させて上、会議で協議する方法もある。改善をするのも方法である。改善内容が時に優れているような場合には表彰や金一封等、目に見える評価をすることも忘れてはならない